Ognuno di noi fa conto su risposte veloci e puntuali, ma purtroppo non sempre è così, per il malvezzo di molti di rispondere in ritardo o di non farlo affatto. La lentezza della comunicazione crea frustrazione, anche nel mondo della filantropia, dove spesso il beneficiario attende con ansia una risposta che tarda ad arrivare. Ecco come una comunicazione più rapida può migliorare il funzionamento dei progetti e i rapporti tra mecenate e beneficiario.

Quali sono le conseguenze quando il gap di comunicazione è causato da scarse competenze manageriali di taluni consulenti, e cosa cambia quando queste ultime vengono potenziate?

«Ci sono “professionisti” che non sembrano comprendere il concetto di responsabilità, eppure sono lì, ammantati di autorevolezza, mentre la loro agenda sembra un ginepraio senza via di uscita. Questi consulenti non si rendono conto che inseguire permanentemente delle risposte, non solo può essere defatigante e talvolta umiliante, ma risultare più fastidioso di una zanzara frenetica in una notte d’estate. E a riflettere su tutto questo, i poveri clienti possono argutamente domandarsi se il vero scopo della vita sia solo “tollerare” ogni necessità di sollecito, mentre il loro progetto sembra smarrito in un canneto di bambù… senza più una meta.

Una strategia organizzativa, una maggiore attenzione a scadenze e comunicazione, rispetto e cortesia costituiscono un piccolo sforzo e facilitano la progettazione, soprattutto quando il cliente è un beneficiario che dipende dalle risposte per poter pianificare la propria vita professionale».

Quali sono invece gli effetti positivi quando un consulente risponde in modo costruttivo alle sollecitazioni del cliente, evitando toni spazientiti nelle corrispondenze o nelle conversazioni telefoniche?

«Nelle relazioni tra cliente (beneficiario o mecenate che sia) e consulente, è fondamentale che quest’ultimo adotti un comportamento sereno e rispettoso, anche e soprattutto nei momenti in cui il cliente è in tensione. Questo rafforza il rapporto di fiducia che si instaura tra le due figure, oltre a preservare le relazioni già esistenti. Un consulente che sia sgarbato o verbalmente aggressivo al telefono, o inutilmente critico nelle comunicazioni scritte, a volte addirittura condivise con i colleghi, perde inevitabilmente di autorevolezza, minando la propria reputazione e quella del cliente. La credibilità di un consulente, infatti, risiede soprattutto nella capacità di mantenere la riservatezza e di saper gestire le situazioni più complesse, esprimendo le eventuali critiche in modi e termini appropriati.

Invece di lanciarsi in pericolosi attacchi verbali, il professionista dovrebbe invece trasformare la frustrazione in opportunità di dialogo, senza pensare che sia il cliente a scatenare in lui le reazioni aggressive. È fondamentale, invece, ascoltare con calma le preoccupazioni di quest’ultimo, e trasformare il confronto in una fruttuosa collaborazione volta a una risoluzione rapida e soddisfacente dei problemi per entrambe le parti.  Esperienza e creatività insegnano a gestire bene stress ed emozioni».

Capita talvolta che un consulente adduca come scuse dei propri errori la mancanza di tempo e il carico di lavoro, spesso autoassolvendosi. Qual è il suo parere?

«La continua necessità di solleciti può essere paragonabile al comportamento di un bambino pestifero a cui è necessario ricordare di continuo che deve fare i compiti. È un comportamento “bizzarro” e se si instaura in un ambiente lavorativo già compromesso, può finire per essere una forma di pressione psicologica, nonché una mancanza di rispetto anche nei confronti del tempo e dell’energia che beneficiari e filantropi dedicano alla loro attività».

Ci sono a suo parere ragioni per cui un donatore potrebbe non essere in grado di rispondere in tempi solleciti alle comunicazioni di posta elettronica?

«Molti mecenati ricevono un enorme numero di corrispondenze e rischiano così di non accorgersi di eventuali comunicazioni di soggetti richiedenti, che si perdono tra i troppi messaggi presenti in casella.  Succede anche che impegni pressanti e priorità di lavoro spingano a delegare alle segreterie il vaglio delle corrispondenze. Perciò chi scrive dovrebbe personalizzare il messaggio e indicarne in modo chiaro l’oggetto, così che sia immediatamente comprensibile per chi lo riceve, limitando errori e fraintendimenti. A volte capita che il progetto proposto non sia di interesse per il mecenate oppure che il possibile beneficiario esponga il proprio progetto in modo confuso, tale dunque da disorientare il donatore, distogliendolo dal rispondere tempestivamente. È come essere costretti a seguire una bussola che indica il Nord in tutte le direzioni».

Un beneficiario, nonostante le numerose mail inviate, non riceve risposta dal potenziale mecenate: quali aspetti positivi potrebbe identificare in questa situazione per mantenere alta la motivazione e la fiducia nel futuro?

«Il prendere contatto con i filantropi è di per sé un’esperienza che induce forti emozioni. La casella di posta elettronica vuota può in effetti minare l’autostima del potenziale beneficiario, portandolo a dubitare delle proprie capacità e della bontà del lavoro intrapreso, alimentando così sensazioni di inadeguatezza e insicurezza. Spesso una mancata risposta riduce la motivazione e il beneficiario si domanda se sia il caso di proseguire il proprio percorso creativo, senza avere un riconoscimento palese ai propri sforzi.  Questo scenario genera frustrazione e stress, ansia per futuro e carriera e può portare un soggetto a sentirsi isolato, senza una figura di riferimento a offrire supporto. A volte, invece, il silenzio da parte del mecenate spinge il beneficiario a rivalutare interamente obiettivi e aspirazioni, oppure può alimentare sentimenti di invidia o di rivalità nei confronti di colleghi che hanno ricevuto un sostegno economico. In alcuni casi, al contrario, l’assenza di riscontri può indurre a cercare nuove strade e modi per ottenere finanziamenti, stimolando la resilienza e la capacità di adattamento».

Qual è il comportamento costruttivo che il beneficiario può adottare di fronte ad un eventuale silenzio del mecenate?

«Innanzitutto occorre riflettere e non darsi per vinti alla prima difficoltà, poiché il silenzio potrebbe essere dovuto ai molteplici impegni del donatore. Poi è necessaria una dose di autocritica, che porta a rianalizzare la proposta inviata, a vagliarla con attenzione e, se necessario, a riformularla, assicurandosi che sia chiara, strutturata e in linea con le esigenze e aspettative dei mecenati. Se le risposte non arrivano, è consigliabile esplorare altre potenziali fonti di finanziamento, cosa che può mitigare l’ansia dell’attesa. Il beneficiario può, per esempio, cominciare a lavorare con le fondazioni e ai primi successi riprendere il contatto con il mecenate, per lasciare di sé un’impressione positiva, che favorisca collaborazioni future. In sintesi, affrontare la mancanza di risposte con pazienza, analisi critica e apertura verso nuove opportunità può rivelarsi la chiave per il successo».

Quale allora la riflessione conclusiva?

«Lao Tse, grande filosofo cinese del VI secolo a.C., contemporaneo di Confucio e archivista della Biblioteca imperiale scriveva: “La gentilezza nelle parole crea confidenza; la gentilezza nel pensiero crea profondità”. Io aggiungerei: “La gentilezza di una risposta crea speranza”.

Le mail non lette portano il peso dell’attesa, generatrice di ansie e dubbi. Spesso per una distrazione del destinatario o per la mancanza di tempo per rispondere, una missiva non letta può cambiare il corso di una collaborazione, o addirittura deviare quello della vita, mentre se venisse aperta potrebbe dare vita a infinite nuove possibilità di lavoro ma anche a un rinnovarsi dei contatti. Non tutto è mai perduto, insomma, per il beneficiario, se dimostra pazienza e resilienza, e soprattutto la volontà di rimettersi in gioco per cercare nuove vie. Una mail può davvero rimettere in moto un sogno».