Con 80 collaboratori e oltre 2.500 clienti, la gestione documentale è sempre stata una sfida operativa per WMM Group. L’adozione di DocuWare, un avanzato sistema di gestione documentale, ha trasformato profondamente i processi interni e l’interazione con i clienti. Lo sforzo innovativo di digitalizzazione è stato ora premiato con il Digital Leaders Award 2024, un premio annuale che DocuWare riconosce a un cliente per paese o zona geografica a fronte di un utilizzo di particolare successo della propria soluzione.

Gigi Pozzi, Managing Director della società di Tax and Business Advisory, ha guidato l’introduzione di DocuWare sin dal 2013, in collaborazione con il distributore locale Palo Alto. «WMM ha intrapreso la strada della digitalizzazione della documentazione e ha puntato su uno dei principali operatori del mercato. È stata una decisione strategica mirata a migliorare la nostra efficienza e offrire nuovi servizi alla clientela. Oggi il 50% dei collaboratori WMM utilizza quotidianamente DocuWare e gestiamo ogni anno complessivamente circa 100.000 documenti».

L’archiviazione dei documenti cartacei implicava costi significativi, richiedendo tempo e spazio preziosi. Grazie a DocuWare è stato drasticamente ridotto il tempo necessario per reperire le informazioni necessarie ai flussi di lavoro e migliorato l’accessibilità sia interna sia esterna a tali informazioni. I clienti possono condividere i documenti in formato elettronico, riducendo i tempi di lavorazione e facilitando l’integrazione con gli applicativi aziendali di contabilità o amministrazione immobiliare o gestione patrimoniale a seconda dei casi, creando così un ecosistema digitale che potenzia l’efficienza dei processi.

Noah Beccarelli, responsabile IT di WMM Group, ha collaborato con DocuWare e Paolo Alto per l’adozione del programma da parte di tutte le società del gruppo. «Il sistema si distingue per la sua semplicità, flessibilità e scalabilità. Consente di controllare lo stato di ogni documento in modo continuo, tramite la funzione del timbro digitale, e automatizzare quindi l’intero processo e non solo l’archiviazione».

Caterina Mengoni, Business Consultant nella società di Tax and Business Advisory, usa quotidianamente DocuWare, interagendo con i clienti a prescindere dal luogo in cui opera. «Questo programma mi permette di lavorare indifferentemente da tutte le sedi del gruppo, dall’ufficio dei clienti e da casa. DocuWare legge i documenti contabili e importa i dati nel programma di contabilità. Sono quindi più veloce, ho ridotto gli errori di imputazione e posso concentrarmi maggiormente sulla relazione con i clienti. Abbiamo flussi di lavoro digitali per l’approvazione e il controllo dei contenuti; tutti i colleghi conoscono in ogni momento le attività da completare. Ricerca, consultazione e condivisione risultano più fluidi e veloci, consentendo di fornire ai clienti informazioni sempre aggiornate, anche se si tratta di un cliente che non si segue personalmente».

I clienti non devono raggiungere la sede per consegnare la documentazione contabile o inviarla via email, ma hanno un canale diretto di acceso al sistema e possono archiviarla direttamente. Sono soddisfatti di potere accedere ai loro documenti in autonomia e in qualsiasi momento; percepiscono un servizio personale e innovativo. Sfruttando appieno le funzionalità di DocuWare rese loro disponibili hanno visibilità e controllo dell’intero flusso di lavoro.

Grazie quindi alla digitalizzazione dei documenti e all’automazione processi, WMM Group ha creato un ambiente di lavoro moderno ed efficiente, sostenendo così una crescita aziendale solida e orientata al futuro. DocuWare si è rivelato non solo uno strumento di supporto operativo, ma un pilastro strategico per l’innovazione e la soddisfazione della clientela.