Da WMM sanno bene che negli ultimi anni la digitalizzazione ha trasformato profondamente il modo di lavorare in molti settori. Anche il mondo fiduciario sta vivendo un’evoluzione significativa, orientata verso modelli operativi sempre più integrati, efficienti e trasparenti. Non si tratta solo di introdurre nuovi strumenti tecnologici, ma di ripensare processi, tempi e modalità operative, con l’obiettivo di migliorare il lavoro all’interno della fiduciaria e la relazione con il cliente.
Cosa significa oggi “digitalizzazione” per una fiduciaria?
«Digitalizzazione significa innanzitutto ripensare i processi, partendo dalla gestione documentale», spiega Pozzi. «Vuol dire creare flussi di lavoro integrati che coinvolgono archiviazione, contabilizzazione e sistemi autorizzativi, mettendo in comunicazione i diversi strumenti utilizzati, sia internamente sia verso i clienti».
Oggi i clienti possono caricare, consultare e seguire lo stato dei propri documenti in tempo reale, con maggiore chiarezza. «Questo è possibile grazie all’utilizzo di soluzioni leader nei rispettivi ambiti, come DocuWare per la gestione documentale e Abacus per la contabilità, che consentono di rendere i dati accessibili in modo sicuro e continuo. «È un vero cambio di paradigma: le informazioni non restano più confinate negli uffici, ma diventano disponibili ovunque e in qualsiasi momento».
Da cosa nasce l’esigenza di evolvere i processi?
Secondo Pozzi, l’evoluzione digitale è ormai un passaggio necessario. «La digitalizzazione favorisce un maggiore coinvolgimento del cliente ed è particolarmente rilevante per le realtà più piccole, che spesso non dispongono delle risorse per dotarsi di sistemi informatici avanzati. Attraverso i nostri servizi possono accedere a una struttura digitalizzata che difficilmente potrebbero sviluppare individualmente».
Questa visione è condivisa da Noah Beccarelli, responsabile IT del gruppo WMM: «Gestire volumi crescenti di dati richiede processi strutturati, sicuri e tracciabili. Sistemi pensati per il cartaceo non sono più sostenibili. La digitalizzazione riduce le ridondanze, migliora il controllo e garantisce la continuità operativa».
Qual è stata la sfida principale di questa trasformazione?
«Il cambiamento più impegnativo è stato accompagnare l’evoluzione interna», osserva Pozzi. «I clienti hanno accolto positivamente la digitalizzazione; internamente è stato necessario dimostrarne il valore aggiunto anche per l’operatività quotidiana».
Cosa è cambiato nel lavoro quotidiano?
«Le scrivanie si stanno progressivamente svuotando di documenti cartacei e la ricerca delle informazioni è più rapida», racconta Gigi Pozzi.
Edoardo Selmin, Business Advisor della società di Tax & Business Advisory di WMM Group, conferma: «La gestione cartacea si è drasticamente ridotta, i documenti vengono archiviati digitalmente fin dall’inizio e il lavoro è più ordinato ed efficiente. La standardizzazione ha facilitato la collaborazione e la continuità operativa».
Quali benefici emergono dal lato cliente?
«Oltre alla velocità, il vantaggio principale è la trasparenza», sottolinea Pozzi. «I clienti possono accedere ai propri dati, monitorare le attività in corso e interagire in modo più rapido con la fiduciaria».
Selmin evidenzia come la digitalizzazione migliori la qualità della relazione: «I clienti hanno una visione più chiara delle attività in corso, possono verificare lo stato dei documenti in autonomia e ridurre i tempi di attesa. L’interazione diventa più semplice e immediata, e il cliente si sente maggiormente coinvolto nei processi amministrativi e contabili».
La relazione umana resta centrale?
«Assolutamente sì», conclude Pozzi. «La digitalizzazione non sostituisce il contatto personale. Al contrario, automatizzare alcune attività operative ci consente di dedicare più tempo alla consulenza, all’ascolto e al supporto strategico, rafforzando il rapporto di fiducia con il cliente».
Questa evoluzione si riflette anche nei servizi offerti. «Se in passato il ruolo della fiduciaria era prevalentemente legato alla gestione contabile e agli adempimenti fiscali, oggi per alcuni clienti affianchiamo strumenti di controllo di gestione e di analisi, fornendo indicatori utili a comprendere l’andamento economico e finanziario. Questo consente di accompagnare il cliente in modo più consapevole e strategico nelle decisioni», spiega Pozzi.
Guardando al futuro, «la direzione è chiara: le aziende hanno bisogno di una visione più ampia e strutturata; servizi in grado di supportare la gestione e la lettura dei dati creano un valore aggiunto concreto, rafforzando il rapporto di fiducia con il cliente».
